O CANÁRIO

TÉCNICAS DE REUNIÃO

Rubem José Boff*

A arte de se reunir faz parte do quotidiano das pessoas e das organizações. Em alguns contextos é imprescindível a importância e a necessidade de se reunir. Por isso, nos dias de hoje são frequentes as reuniões: na família, na escola, na sociedade e no trabalho.

Nas organizações, as reuniões desempenham importante papel, especialmente por ser um dos meios mais comuns pelos quais as pessoas se comunicam no trabalho. As reuniões servem para tratar desde questões corriqueiras a respeito das relações trabalhistas, firmar acordos e/ou estabelecer complexas relações de trabalho intra ou interorganizacional. Quanto mais se sobe na carreira administrativa, maior o número e tipo de reuniões a comparecer. São reuniões em que os funcionários participam para tratar de assuntos do dia-a-dia, ou até mesmo para encontros sociais, dentro ou fora da organização, em que participam chefes e empregados.

Boas reuniões são importantes para construir bases democráticas. Quando efetuadas de forma participativa, os resultados normalmente são mais abrangentes, positivos e melhores do que a tomada de decisão unilateral. Embora as decisões tomadas de modo participativo exijam mais trabalho e negociação do que a tomada de decisão de forma centralizada, elas conseguem alcançar melhores resultados por envolver um maior número de pessoas, as quais podem participar e expressar suas ideias e convicções por meio do diálogo franco e aberto. A prática participativa gera um clima de confiança e consequentemente um melhor resultado, pois as pessoas passam a sentir-se mais valorizadas e efetivamente integrantes do processo organizacional.

Reuniões são importantes para o líder e seus liderados manterem-se atualizados sobre o andamento do trabalho em uma organização, verificar o que está acontecendo, socializar o conhecimento, planejar conjuntamente, fornecer subsídios para a tomada de decisões, assim como o que vai bem ou mal.

Reuniões eficazes prestam importante contribuição ao sucesso de uma organização, ao passo que reuniões mal conduzidas e ruins podem ser mais prejudiciais que a sua não realização, pois elas atrapalham a produtividade das organizações. Por isso, reuniões devem ter um objetivo concreto, ser dinâmicas, interativas, descontraídas, e nada de reuniões repetitivas ou maçantes.

Reuniões também podem ser transformadas em uma parte importante do processo de aprendizagem de trabalho coletivo. O líder é o grande responsável por conduzir esses encontros com forte sentido de direção e objetivo. E os participantes, geralmente esperam que o líder tenha essa capacidade.

* Doutor em Administração. Mestre em Engª de Produção. Bacharel em Administração. Diretor Geral da FAE.